ホームページ制作会社や広告会社を変えたいと思っても、「ドメインは誰の契約か」「広告やアクセス解析のデータは残るか」「予約やメールが止まらないか」が分からず、判断を先送りしてしまうことがあります。
結論から言えば、解約日を先に決めるのではなく、医院が使っているWeb資産を一覧にし、医院側の権限、現在の設定、他サービスへの依存、切り替え後の確認担当を整理することが先です。この記事では、パスワードを書かないWeb資産台帳と、切り替えの順序、現業者へそのまま送れる依頼文例を用意しました。
業者を変える判断と、引き継ぎの準備は分けて考える
「対応が遅い」「報告が分かりにくい」と感じることと、安全に切り替えられる状態かどうかは別の問題です。先に解約を伝えた結果、必要なアカウント、データ、設定の確認時間が足りなくなると、医院側の選択肢が狭まります。
まず、次の3つを分けてください。
- 現業者を継続するか、変更するかという経営判断
- 医院が利用中の資産、契約、権限、設定を把握する作業
- 契約条件や権利関係を確認する作業
この記事は2の実務を中心に扱います。契約上、制作物やアカウントを誰がどこまで引き渡す義務を負うかは、管理画面の仕様だけでは決まりません。契約書、見積書、仕様書、納品条件を確認し、法的な判断が必要なら弁護士等の専門家へ相談してください。
最初に、Web資産を5つの層へ分ける
「ホームページ」と一言でまとめると、何が止まるか見えません。少なくとも次の5層に分けます。
| 層 | 主な資産 | 確認すること |
|---|---|---|
| 住所・接続 | ドメイン、DNS | 登録者・契約者、更新先、ネームサーバー、DNSレコードの管理先 |
| 表示・通信 | サーバー、SSL、メール | 契約者、更新日、バックアップ、証明書、メール配送への依存 |
| コンテンツ | CMS、テーマ、プラグイン、画像、原稿 | 管理者権限、更新方法、ライセンス、バックアップ、納品範囲 |
| 集客 | Google広告、Googleビジネスプロフィール | アカウントID、医院側の役割、請求、リンク先、運用会社への依存 |
| 計測 | GA4、Search Console、GTM、電話・予約計測 | プロパティ・コンテナID、医院側の役割、設定、連携、計測テスト |
ドメインとDNS、サーバーとCMS、Google広告と計測タグは、それぞれ別物です。たとえばサーバーだけを移しても、DNSを正しく切り替えなければ新しいサイトは表示されません。GTM（Googleタグマネージャー）のコンテナを引き継げても、その中のタグが運用会社の別アカウントや外部ツールへ依存していれば、同じ計測が続くとは限りません。
Web資産・引き継ぎ台帳を作る
次の表を、院長、院内担当者、現業者、新業者で共有できる台帳として使います。ログイン用パスワードや二段階認証コードは書かないでください。安全な引き継ぎは、共通IDを渡すことではなく、原則として必要な人へ適切な権限を付与する方法で行います。
| 資産名 | 管理サービス・URL | 登録者・契約者 | 医院側の現在の役割 | 管理ID | 更新・請求先 | 引き継ぐ設定・データ | 他サービスへの依存 | 担当者 | 完了の確認方法 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ドメイン | （医院で記入） | （医院で記入） | 契約画面を変更できる／閲覧のみ／不明 | （ドメイン名） | （医院で記入） | 登録情報、更新方法 | DNS、メール、SSL | （氏名・役割） | 更新先と期限を医院側で確認 |
| DNS | （医院で記入） | （医院で記入） | レコード変更可／閲覧のみ／不明 | （ゾーン名） | （医院で記入） | 現在の全レコード | サイト、メール、認証 | （氏名・役割） | 切替前後のレコードを照合 |
| サーバー・SSL | （医院で記入） | （医院で記入） | 管理可／閲覧のみ／不明 | （契約ID） | （医院で記入） | ファイル、DB、バックアップ、証明書 | CMS、メール | （氏名・役割） | サイト表示と証明書を確認 |
| メール | （医院で記入） | （医院で記入） | 管理可／利用のみ／不明 | （ドメイン） | （医院で記入） | アドレス一覧、転送、認証 | DNS、フォーム | （氏名・役割） | 送受信とフォーム通知を確認 |
| CMS | （例：WordPress） | （医院で記入） | 管理者／編集者／不明 | （サイトURL） | （医院で記入） | 本文、画像、ユーザー、更新手順 | サーバー、テーマ | （氏名・役割） | 管理者でログインし編集可 |
| Google広告 | Google広告 | （医院で記入） | 管理者／標準／閲覧／不明 | （10桁の顧客ID） | （医院で記入） | キャンペーン、請求、コンバージョン、リンク | MCC、GA4、GTM | （氏名・役割） | 医院管理者でユーザー管理可 |
| Googleビジネスプロフィール | Google検索・マップ | （医院で記入） | メインオーナー／オーナー／管理者／不明 | （医院名・所在地） | 該当なし | ユーザー、リンク、電話、投稿 | 予約、サイト | （氏名・役割） | メインオーナーとユーザー確認 |
| GA4 | Google Analytics | （医院で記入） | 管理者／編集者／閲覧者／不明 | （プロパティID） | （医院で記入） | イベント、キーイベント、連携、保持設定 | GTM、広告、予約 | （氏名・役割） | 医院管理者でアクセス管理可 |
| Search Console | Google Search Console | （医院で記入） | 所有者／フル／制限付き／不明 | （プロパティ） | 該当なし | 所有権確認方法、サイトマップ | DNS、GA4 | （氏名・役割） | 所有者と確認方法を確認 |
| GTM | Google Tag Manager | （医院で記入） | 管理者／公開可／閲覧／不明 | （コンテナID） | 該当なし | タグ、トリガー、変数、公開履歴 | GA4、広告、外部計測 | （氏名・役割） | 医院側で公開権限とプレビュー確認 |
| 予約・電話計測 | （医院で記入） | （医院で記入） | 管理可／閲覧のみ／不明 | （契約ID） | （医院で記入） | フォーム、通知先、計測定義 | サイト、メール、広告 | （氏名・役割） | テスト予約・通知・計測を確認 |
「管理画面を見られる」と「ユーザーを追加・削除し、設定を変更できる」は同じではありません。各サービスで、医院側の担当者がユーザー管理画面を開き、自分の役割を確認してください。
Googleの各サービスは、役割とIDを別々に確認する
Google広告
Google広告では、運用会社のMCCと医院のクライアントアカウントがリンクされている場合があります。Googleの公式説明では、オーナー権限を持つMCCの管理者は、ユーザー管理や他のMCCとのリンク解除などを行えます。一方、データはクライアントアカウント側が保持するとされています。
だからといって、「MCCのリンクを外せば必ず元どおり運用できる」とは限りません。切り替え前に、医院側の管理者がいるか、請求設定はどうなるか、共有コンバージョンやリマーケティングリスト、GA4・GTMとの連携、外部計測がどう構成されているかを記録します。公式仕様はGoogle広告ヘルプで確認できます。
Googleビジネスプロフィール
Googleビジネスプロフィールは、メインオーナー、オーナー、管理者の役割を確認します。管理者として情報を更新できても、他のユーザーを削除したり、メインオーナーを変更したりできるとは限りません。
また、新しいオーナー・管理者には、他ユーザーの削除やメインオーナー変更など一部操作について7日間の制限があります。「7日間すべての操作ができない」という意味ではありません。切り替え直前ではなく、余裕を持って追加し、役割を確認します。詳しくはGoogleビジネスプロフィール ヘルプを参照してください。
GA4・Search Console・GTM
GA4はアカウントとプロパティの両階層でアクセスが管理されます。レポートを見られるだけでなく、該当プロパティのアクセス管理を変更できるか確認します。Search Consoleはプロパティと所有権確認方法、GTMはコンテナIDと公開権限を確認します。
画面のスクリーンショットだけでなく、ID、役割、連携先、最終公開日、誰が変更できるかを台帳へ残すことが重要です。
引き継ぎは6段階で進める
| 段階 | 実施内容 | 次へ進む条件 |
|---|---|---|
| 1 | 台帳作成 | 利用中の資産と不明欄が一覧になった |
| 2 | 権限確認 | 医院側が必要な管理画面へ入り、役割を確認した |
| 3 | 設定とデータの記録 | ID、DNS、タグ、通知先、バックアップ、連携を記録した |
| 4 | 切り替え計画 | 作業日時、担当、連絡経路、戻す条件を決めた |
| 5 | 動作・計測確認 | サイト、メール、予約、電話、広告、主要計測をテストした |
| 6 | 旧権限の整理 | 正常稼働を確認後、不要なユーザー・リンク・請求権限を整理した |
旧業者の権限は、切り替え前に一括削除しないでください。先に新しい権限と動作を確認し、必要なバックアップを取得したうえで、契約とセキュリティ方針に従って整理します。
切り替え日に確認するチェックリスト
- [ ]
https://で主要ページと予約ページが表示される - [ ] PCとスマートフォンで電話・予約ボタンが正しい先へ進む
- [ ] 医院から外部、外部から医院へのメール送受信ができる
- [ ] 問い合わせ・予約フォームの通知が所定の宛先へ届く
- [ ] Google広告のリンク先と請求・配信状態を確認した
- [ ] GA4の主要イベントがテスト操作で記録される
- [ ] GTMの公開コンテナとプレビューに意図しないエラーがない
- [ ] Search Consoleの所有権確認が維持されている
- [ ] Googleビジネスプロフィールのサイト・電話・予約リンクが正しい
- [ ] 不具合時の連絡先と、元に戻す判断者が分かる
現業者へ送る依頼文例
現在利用しているWeb関連資産と権限を院内で整理しています。解約や移管の可否を先に決めるものではありません。以下について、現状の管理先、医院側の役割、管理ID、設定・データの引き継ぎ可否、契約書または仕様書の該当箇所をご教示ください。パスワードのメール送付ではなく、可能なものは医院指定アカウントへの権限付与を希望します。対象は、ドメイン、DNS、サーバー、SSL、メール、CMS、Google広告、Googleビジネスプロフィール、GA4、Search Console、GTM、予約・電話計測です。サービスごとに対象外がある場合は、その旨もご回答ください。
感情的な不満や業者変更の結論から書き始めず、対象資産と欲しい回答を明確にすると、事実確認を進めやすくなります。
ドメイン移管を一律の手順や日数で説明しない
ドメインの種類、指定事業者、登録者情報、更新時期、移管ロック等によって手続きが異なります。JPドメインと .com などを同じ条件で説明することはできません。この記事では共通の確認項目までに留め、実際の移管は対象ドメインのレジストリ・指定事業者の公式手順で確認してください。
信頼マーケティングが向いている医院
信頼マーケティングは、現業者の作業内容や管理画面が見えず、まず現状を整理したい医院や、来院前のWeb導線を長く使える基盤として整えたい1医院経営の医院に向いています。
一方、契約条項の法的判断、解約交渉の代理、翌月からの成果保証、院内の説明トーク改善を求める医院には向いていません。Web集患セカンドオピニオンでは、現在の業者を変えることを前提にせず、ホームページ・広告・検索の状況と、今の業者のまま改善できる点、変えるべき点を仕分けます。
引き継ぎと同時にAIO・GEO・LLMOなどの新しい提案を受けている場合は、AI検索対策を含む新しい提案の確認項目も契約前に確認してください。
よくある質問
- 台帳にパスワードも書いたほうがよいですか？
-
書かないでください。台帳にはサービス名、管理ID、役割、担当者、確認方法を記録し、ログインは医院指定アカウントへの権限付与を基本にします。やむを得ず認証情報を扱う場合は、医院のセキュリティ方針に沿った保管方法を別途決めます。
- 管理画面が見られれば、引き継ぎできますか？
-
閲覧権限だけでは、ユーザー追加、設定変更、公開、請求変更ができない場合があります。管理画面を見られるかではなく、役割名と実行できる操作を確認してください。
- Google広告のMCCを解除すれば、すべて維持されますか？
-
一律には言えません。クライアントアカウントのデータとMCCのリンクは区別されますが、請求、共有コンバージョン、リスト、外部計測、GA4・GTM連携は個別確認が必要です。
- まだ業者変更を決めていなくても相談できますか？
-
はい。Web集患セカンドオピニオンは乗り換えを前提とせず、現在の契約を続けたまま相談できます。相談料は無料ですが月間の受付枠に限りがあります。契約の法的判断や解約交渉の代理は対象外です。
まとめ 解約日より先に、資産・権限・依存関係を1枚にする
業者変更で守りたいのは、単にホームページのデータだけではありません。ドメイン、DNS、メール、CMS、広告、ビジネスプロフィール、アクセス解析、タグ、予約・電話計測がつながって、医院のWeb導線が動いています。
まず台帳を埋め、不明欄を質問に変え、医院側の権限を確かめてください。そのうえで、設定記録、切り替え、動作確認、旧権限整理の順に進めれば、「変えるかどうか」と「止めずに変えられるか」を分けて判断できます。
