カルテ保存期間の完全ガイド｜法律5年義務と実務上の推奨

法律で定められたカルテの保存期間を守ることは、クリニック運営の基本です。

この記事では、医師法などで定められた5年間の保存義務や診療完結日からの起算点、違反時の罰則、さらに医療訴訟リスクを踏まえた実務上の推奨期間、電子カルテの管理に必要な「三原則」まで、カルテ保存に関する疑問を包括的に解説します。

カルテ保存期間の基本：法律上の義務と実務上の考え方

カルテ（診療録）の適切な管理は、医療機関運営の根幹に関わる重要事項です。

特に、法律で定められた保存期間の遵守は、すべての医療機関に課せられた基本的な義務となります。

ここでは、法律上の原則である5年間の保存期間、その起算点の考え方、法令を守ることの重要性、そして実務においてなぜ5年以上の長期保存が推奨されるのか、その理由について詳しく解説します。

法律で定められた期間を守ることはもちろん、患者さんへの責任やリスク管理の観点から、より長期的な視点でのカルテ管理が求められます。

法律で定められた原則5年の保存期間

カルテ（診療録）の保存期間は、医師法第24条および歯科医師法第23条によって明確に定められており、原則として5年間と義務付けられています。

この5年間は、患者の診療記録を適切に保管し、必要に応じて参照可能にする最低限の期間として、1948年の医師法制定時から規定されている基本的なルールです。

保険医療機関においては、保険医療機関及び保険医療養担当規則（療養担当規則）第9条でも同様に5年間の保存が定められています。

根拠法令	条文	内容
医師法	第24条第2項	診療録の5年間保存義務 (管理者)
歯科医師法	第23条第2項	診療録の5年間保存義務 (管理者)
保険医療機関及び保険医療養担当規則	第9条	診療録の5年間保存義務

この法的義務は医療機関が守るべき最低ラインであり、違反には罰則が定められています。

保存期間の起算点：診療が完了した日

5年間の保存期間を計算する上で非常に重要なのが、その起算点（数え始める日）です。

法律では、「診療が完了した日」から5年間保存すると定められています。

これは、最後の診療日や治療が終了した日を指します。

例えば、ある患者さんの治療が2024年4月1日に完了した場合、そのカルテの保存義務は2029年3月31日まで続くことになります。

継続して通院されている患者さんの場合は、最後の診療日が起算点となるため、実質的な保存期間は5年よりも長くなることが一般的です。

患者さんの状況	診療完了日	保存義務終了日	実質的な保存期間例
急性疾患で1回のみ受診	2024年4月1日	2029年3月31日	5年間
慢性疾患で定期的に通院、最終診療日	2023年12月10日	2028年12月9日	最終診療日から5年間
長期にわたる治療が終了	2025年8月31日	2030年8月30日	治療完了日から5年間

このように、起算点の正しい理解は、カルテの保存期間を正確に管理する上で不可欠です。

法令遵守の重要性と違反時の影響

カルテの保存義務は法律で定められているため、これを遵守することは医療機関にとって極めて重要です。

単なる努力目標ではなく、法的責任を伴います。

もし正当な理由なくカルテの保存義務を怠った場合、医師法第33条の3に基づき、50万円以下の罰金が科される可能性があります。

これはクリニックの経営にとって直接的な打撃となるだけでなく、行政指導や監査の対象となる可能性も示唆します。

影響の種類	具体的な内容
法的罰則	50万円以下の罰金 (医師法第33条の3)
行政処分	保健所などからの指導、監査、保険医療機関指定の取り消しリスク
信用の失墜	患者さんや地域社会からの信頼低下
訴訟リスク	医療過誤などが疑われた際に、適切な診療を証明する証拠がない
内部管理の問題露呈	記録管理体制の不備が明らかになる

法令遵守は、クリニックの信頼性を保ち、安定した運営を続けるための基本中の基本と言えます。

実務で推奨される5年以上の保存期間

法律では原則5年間の保存が義務付けられていますが、実際の医療現場（実務）では、この期間を超えてより長くカルテを保存することが強く推奨されています。

その主な理由は、医療過誤などに関する民事上の損害賠償請求権の消滅時効が、医療行為（不法行為）があった時から20年（または権利を行使できることを知った時から5年）と定められているためです。

法定期間の5年を過ぎた後に訴訟が提起される可能性も十分に考えられます。

そのため、多くの医療機関では、リスク管理の観点から法定期間よりも長い期間、カルテを保管する体制を整えています。

なぜ長期保存が望ましいかの理由

法定の5年を超えてカルテを長期間保存することが望ましい理由は、単に訴訟リスクへの備えだけではありません。

過去の診療記録は、患者さんへの継続的な医療提供の質を高める上で非常に価値の高い情報源となります。

例えば、10年以上前のアレルギー情報や治療歴が、現在の診断や治療方針の決定に役立つケースも少なくありません。

また、将来的な研究や医学の発展に貢献する可能性も秘めています。

長期保存のメリット	詳細
医療訴訟リスクへの対応	民法上の損害賠償請求時効（20年）に対応でき、適切な診療の証拠となる
医療の質の向上	過去の詳細な診療情報（アレルギー、既往歴、治療経過など）を参考に、より安全で質の高い医療を提供できる
患者さんとの信頼関係構築	長期にわたる健康状態の変化を把握し、継続的なケアを提供することで、患者さんとの信頼関係を深める
研究・教育への貢献	匿名化されたデータなどを活用し、医学研究や後進の教育に役立てる可能性がある
電子カルテによる実現可能性の向上	電子カルテシステムを利用すれば、物理的なスペースを気にせず、検索性の高い状態でデータを長期間、あるいは永久に保存しやすい

このように、カルテの長期保存は、法的リスク管理だけでなく、患者中心の医療を実現し、将来の医療発展にも貢献する重要な取り組みです。

紙カルテと電子カルテ：保存方法の違いと選択時の注意点

カルテをどのように保存するかは、クリニック運営において非常に重要な課題です。

特に、紙媒体と電子媒体では、保存方法や管理のポイントが大きく異なるため、それぞれの特性を理解しておく必要があります。

ここでは、保存期間のルール、紙カルテ特有の課題、電子カルテの利点、そして電子カルテ導入時のデータ管理とセキュリティについて詳しく解説します。

これらの違いを踏まえ、ご自身のクリニックに合った方法を選択し、適切に管理していくことが求められます。

保存期間のルールは紙も電子も同じ5年

まず基本的なルールとして、カルテの保存期間は、媒体の種類（紙か電子か）に関わらず、法律で一律に定められている点を押さえておきましょう。

医師法第24条や歯科医師法第23条、そして保険医療機関及び保険医療養担当規則第9条に基づき、診療が完結した日から5年間の保存が義務付けられています。

これは、紙のカルテであっても、電子カルテであっても変わりません。

したがって、電子カルテを導入したからといって、保存期間が短くなるわけではありません。

ただし、後述するように保存や管理の方法は大きく異なるため、それぞれの特性を理解することが重要です。

紙カルテ保管の物理的スペースと劣化リスク

従来の紙カルテで最も大きな課題となるのが、保管に必要な物理的なスペースです。

患者さんの数が増え、診療期間が長くなるにつれて、カルテの量は膨大になり、広い保管場所を確保し続ける必要があります。

また、紙媒体ならではの経年劣化や物理的な損失リスクも無視できません。

課題	具体的な内容	影響
保管スペース	増え続けるカルテを保管するための書庫や棚が必要	院内スペースの圧迫、賃料などのコスト増
検索・取り出し	必要なカルテを探し出すのに時間がかかる	診療や事務作業の効率低下
経年劣化	文字のかすれ、紙の変色や破損	情報の判読困難、記録の信頼性低下
物理的損失リスク	火災、水害、虫害、盗難による消失・破損	診療情報喪失、法的義務違反のリスク
管理の手間	温度・湿度管理、整理整頓、廃棄時の溶解処理など	管理コスト、人的負担の増加

これらの課題は、特に長期間の保存が求められる中で、クリニック運営の負担となります。

電子カルテ保管の省スペース化と検索性の向上

電子カルテは、紙カルテが抱える物理的な課題を解決する有効な手段です。

最大のメリットは、データとして情報を保存するため、物理的な保管スペースが不要になる点です。

また、必要な情報をキーワードなどで瞬時に検索できるため、診療記録の参照や過去の情報の確認が格段にスムーズになります。

電子カルテ導入による主なメリットは以下の通りです。

これらのメリットは、日々の業務効率を大幅に改善し、より質の高い医療サービス提供に繋がります。

電子カルテにおけるデータ管理とセキュリティ

電子カルテは非常に便利ですが、その利便性を享受するためには、適切なデータ管理とセキュリティ対策が不可欠です。

特に、患者さんの大切な個人情報であり、診療の根幹となる情報を扱うため、情報漏洩やデータ消失のリスクには細心の注意を払う必要があります。

厚生労働省が示す「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」では、電子保存を行う上での遵守すべき事項として、「真正性」「見読性」「保存性」の三原則が示されています。

原則	概要	対策例
真正性	作成の責任所在が明確で、虚偽入力や改ざん、消去、混同が防止されていること	アクセス権限管理、操作履歴の記録、電子署名、タイムスタンプの活用
見読性	必要に応じて肉眼で見読可能な状態（画面表示、書面出力）にできること	標準的なフォーマットでの保存、互換性の確保、バックアップからの復元体制
保存性	法令で定められた期間、復元可能な状態で保存されていること	定期的なバックアップ、記録媒体の管理、システム更新、災害対策

これらの三原則を遵守し、不正アクセス対策、データの暗号化、定期的なバックアップ、災害対策などを講じることが、電子カルテを安全に運用するための鍵となります。

電子カルテデータの適切な管理：厚生労働省「三原則」の遵守

電子カルテを導入・運用する上で、厚生労働省が示す「電子保存の三原則」を遵守することが最も重要です。

この三原則（真正性・見読性・保存性）を満たすことで、データの信頼性と安全性が確保されます。

これらの原則を一つひとつ確実に満たす運用体制を整えることが、法令遵守と適切な情報管理の基本となります。

真正性の確保：改ざん防止と作成責任の明確化

真正性とは、保存された電子カルテデータが「正当な理由なく変更・削除されていないこと」そして「誰がいつ作成・更新したかの責任の所在が明確であること」を保証する考え方です。

例えば、アクセス権限を役職や担当業務に応じて厳密に設定し、不正なアクセスや改ざんを物理的・技術的に防止する仕組みが求められます。

対策項目	具体的な内容例
作成責任者の明確化	IDとパスワードによる個人認証
アクセス権限制御	役職や担当に応じた閲覧・編集権限の設定
記録の確定	電子署名やタイムスタンプの付与
変更・削除履歴の保存	操作ログの記録と監査証跡の確保
不正アクセス防止	ファイアウォール導入、不正侵入検知システムの設置

これにより、記録の信頼性を担保し、万が一の際の証拠能力を維持します。

見読性の確保：必要な時に速やかに表示・印刷できる状態

見読性とは、保存されている電子カルテの情報を、必要な時に権限のある人がすぐに確認でき、かつ明瞭な状態で画面表示や印刷ができるように保つことを意味します。

診療中に患者さんの過去の記録を参照したり、監査や情報開示請求に対応したりする場面で、スムーズに情報を引き出せる応答速度が不可欠です。

要件項目	具体的な内容例
即時性	診療や患者説明時に遅延なく情報を表示できる
明瞭性	文字化けやレイアウト崩れなく画面表示・印刷ができる
検索性	患者名や日付などで必要な情報を効率的に検索できる
継続性	システム障害時や災害時にも情報を確認できる代替手段
機器の保守	ディスプレイやプリンターが常に利用可能な状態

システム障害や災害発生時でも診療継続や情報提供ができるよう、冗長性のあるシステム構成やオフラインでの参照手段を検討することも大切です。

保存性の確保：法定期間中のデータ保護と消失防止策

保存性とは、電子カルテデータを、医師法などで定められた法定保存期間（原則5年間）はもちろん、それ以降も必要とされる期間、安全かつ確実に保持し続けることを指します。

データが消失したり、破損して読み取れなくなったりしないよう、ハードウェア障害、ソフトウェアの不具合、ウイルス感染、自然災害など、様々なリスクを想定した対策が必要です。

対策項目	具体的な内容例
定期バックアップ	自動バックアップ設定（例: 毎日）、複数世代の保管
データ冗長化	複数の記録媒体やサーバーへのデータ二重化
災害対策	耐震・耐火設備、遠隔地バックアップ（クラウド利用など）
媒体管理	記録媒体（サーバー、ストレージ等）の定期的な点検・交換
セキュリティ対策	ウイルス対策ソフト導入、不正アクセス監視、OS等のアップデート
復旧体制	バックアップデータからの復旧手順の確立と定期的なテスト

定期的なバックアップと、その復旧手順を確認しておくことで、予期せぬ事態が発生しても大切な診療記録を守ることができます。

カルテ以外の医療関連書類：主な種類と保存期間一覧

カルテ以外にも、クリニック運営においては様々な書類の管理と保存が求められます。

各書類に法律で定められた保存期間があることを理解することが重要です。

ここでは、代表的な医療関連書類について、保存期間別に具体的な例を挙げて解説します。

カルテの5年間とは異なる期間が設定されている書類も多いので、しっかり確認していきましょう。

これらの書類の適切な管理が、法令遵守とクリニックの信頼維持につながります。

2年間保存義務のある書類の例

保存期間が2年間と定められている医療関連書類があります。

これらは主に日々の診療運営や記録に関連するものです。

代表的な書類として、病院日誌や各科診療日誌、エックス線写真などが挙げられます。

日々の記録を確実に保存することが大切です。

書類の種類	根拠法令（例）
病院日誌	医療法施行規則
各科診療日誌	医療法施行規則
処方せん（※注1）	医療法施行規則
手術記録	医療法施行規則
検査所見記録	医療法施行規則
エックス線写真	医療法施行規則
その他厚生労働省令で定める帳簿	医療法施行規則
入院患者・外来患者の数を明らかにする帳簿	（慣習・指導等）

※注1：調剤済み処方箋は3年（薬剤師法）。

これらの書類も、定められた期間、適切に保管し参照可能な状態にしておくことが医療機関の義務です。

3年間保存義務のある書類の例

次に、保存期間が3年間と定められている書類を見ていきましょう。

これらは主に保険請求や調剤、特定の資格者による記録などが該当します。

特に歯科クリニックでは、調剤済みとなった処方箋や、保険診療に関する診療報酬請求書などが関係します。

3年間という期間を正確に把握しておくことが求められます。

書類の種類	根拠法令（例）
療養の給付の担当に関する帳簿及び書類その他の記録	保険医療機関及び保険医療養担当規則
診療報酬請求書及びその明細書	保険医療機関及び保険医療養担当規則
調剤済みとなった処方箋	薬剤師法
調剤録	薬剤師法
歯科衛生士の記録	歯科衛生士法

保険診療報酬関連書類は、返戻や査定への対応のためにも、確実に保存する必要があります。

5年間保存義務のある書類の例

カルテ（診療録）と同じく、5年間の保存が義務付けられている書類も存在します。

これらは特定の医療行為や検査、安全管理に関する重要な記録です。

例えば、助産録や、放射線関連の記録などがこれに該当します。

カルテと同様の期間、厳重に管理する必要があります。

書類の種類	根拠法令（例）
助産録	保健師助産師看護師法
救急救命処置録	救急救命士法
エックス線装置等の測定結果記録	医療法施行規則
放射線障害が発生するおそれのある場所の測定結果記録	医療法施行規則
歯科技工指示書	歯科技工士法

これらの書類も医療の質と安全性を担保する上で欠かせない記録であり、カルテと同期間、適切に保管することが重要です。

特殊なケース：特定生物由来製品関連記録（20年）

最後に、特に注意が必要な特殊なケースとして、特定生物由来製品に関する記録があります。

これらの記録は、他の書類とは異なり、20年間という非常に長い期間の保存が義務付けられています。

特定生物由来製品とは、人や動物の細胞・組織などを原料とした医薬品や医療機器のうち、感染症リスクなどの観点から特に厳格な管理が求められるものです。

長期的な安全性を確保するため、使用記録などの関連情報を20年間保存することが薬機法で定められています。

記録の種類	保存期間	根拠法令
特定生物由来製品に関する患者への説明記録	20年間	薬機法施行規則
特定生物由来製品の使用対象者等の記録	20年間	薬機法施行規則

ヒト由来や生物由来の特定材料・医薬品を使用する際は、この長期保存義務を念頭に置き、確実に記録・保管する体制が不可欠です。

医院を閉じる際のカルテ管理と今後の展望

クリニックを閉院される場合でも、患者さんの大切な診療情報であるカルテの管理責任がなくなるわけではありません。

閉院後も適切なカルテ管理を継続することは、法的義務であり医療者としての責任です。

ここでは、承継先がある場合、承継先がない場合、そして管理者不在となってしまった場合の具体的な対応方法と、デジタル化が進む中でのカルテ情報の将来的な活用について解説します。

閉院という状況においても、最後まで患者さんの情報を守り、適切に対応するための知識を深めていきましょう。

承継先がある場合のカルテ引き継ぎ手順

医院の事業を他の医療機関へ引き継ぐ、いわゆる「承継」が決まっている場合は、カルテも承継先の医療機関へ引き継ぐことが一般的です。

これは、患者さんの診療継続性を保つ上で最も望ましい方法といえます。

引き継ぎには、患者への十分な事前告知と、個人情報保護法に則った適切な手続きが不可欠です。

具体的には、閉院の事実と承継先の医療機関名、カルテが引き継がれる旨、そして引き継ぎを希望しない場合の連絡先などを、院内掲示やウェブサイト、可能であれば個別の通知などで、閉院する1ヶ月以上前には知らせることが推奨されます。

患者さんの同意を丁寧に得ながら進めることが重要です。

承継先とカルテの受け渡し方法・時期・管理方法について事前に詳細な取り決めを行い、書面で記録を残しておくと、後のトラブル防止に役立ちます。

承継先がない場合の院長による保管責任

承継先がなく完全に閉院する場合は、原則として最後の管理者が、診療録（カルテ）を診療完結日から5年間、責任を持って保管する義務があります。

これは医師法や歯科医師法で定められた義務です。

紙カルテであれば保管スペースの確保、電子カルテであればデータ管理体制の維持が必要となり、相応のコストや手間がかかる可能性があります。

閉院後の保管場所は自宅や契約倉庫などが考えられますが、温度・湿度管理やセキュリティ対策を考慮し、カルテ情報の漏洩や劣化・消失を防ぐ万全の体制を整える必要があります。

5年の保管期間が満了した後の廃棄についても、個人情報に配慮した適切な方法（溶解処理など）を選択します。

管理者不在時の保健所などへの相談

万が一、院長先生（管理者）がご病気やご逝去などにより、カルテの保管が困難になったり、管理者が不在になったりした場合には、どうすればよいでしょうか。

この場合、遺族や関係者が地域の保健所へ相談することが推奨されます。

保健所は、医療法規に関する指導や監督を行う機関であり、カルテの適切な管理方法について助言を受けることができます。

状況によっては、保健所が一時的にカルテを預かる、あるいは他の適切な保管方法を指示することもあります。

管理者不在という予期せぬ事態に備え、事前に家族や関係者と対応を話し合っておくことも重要です。

これにより、患者さんの大切な情報が適切に保護されます。

デジタル時代におけるカルテ情報の長期的な活用

カルテの保存は、単なる法的義務の遵守や閉院時の手続きという側面だけではありません。

特に電子カルテの普及により、診療情報は長期的に価値を持つデータとして活用できる可能性が広がります。

電子化されたカルテデータは、検索や分析が容易であり、長期間安全に保存することも可能です。

将来的には、匿名化された医療データが、医学研究の発展、新たな治療法の開発、AIによる診断支援システムの精度向上などに貢献することが期待されます。

個人情報保護やセキュリティには最大限の配慮が必要ですが、適切な管理・活用は医療全体の質向上につながる可能性があります。

クリニック運営において、単に保管するだけでなく、データを将来に活かす視点を持つことが、今後の医療には求められます。

よくある質問（FAQ）

患者さんからカルテの保存期間について聞かれたら、どう説明すれば良いですか？

法律では、診療が終わった日から最低5年間はカルテを保管する義務があると定められています。

これは、患者さんの継続的な治療や、万が一の際に過去の正確な記録を確認できるようにするためです。

当院では、法律上の義務期間が過ぎた後も、より良い医療を提供できるよう、医院の方針に基づき適切な期間、安全にカルテを管理している旨をお伝えすると良いでしょう。

患者さんのために適切に管理している姿勢を示すことが大切になります。

紙カルテをスキャンして電子化する場合、原本の紙カルテはすぐに廃棄しても良いのでしょうか？

紙カルテをスキャンして電子データとして保存する場合でも、原本の紙カルテをすぐに廃棄することは推奨されません。

厚生労働省のガイドラインが示す電子保存の三原則（真正性・見読性・保存性）を確実に満たす運用が求められます。

電子データへの移行期間中は、システムが安定稼働するまで原本もある程度の期間保管しておくのが安全です。

電子化が完了し、運用が安定したことを確認してから、個人情報保護法に準拠した適切な方法で紙カルテを廃棄する計画を立てるのがよろしいかと思います。

法律で定められた5年間の保存期間が過ぎたカルテは、どのように廃棄するのが適切ですか？

法定の保存期間である5年が過ぎたとしても、すぐに廃棄するのではなく、医療訴訟のリスク（損害賠償請求の時効は原則20年）などを考慮し、医院として定めた保管期間を経過した後に廃棄を検討するのが一般的です。

カルテは極めて重要な個人情報ですので、廃棄する際は情報が漏洩しない方法を選ぶ義務があります。

専門業者による溶解処理や、復元不可能なレベルまでのシュレッダー処理といった方法を選択しましょう。

確実に廃棄したことを証明する「破棄証明書」を取得しておくと、管理面でより安心です。

法定の5年を超えて、例えば20年間カルテを保管する場合、特に気をつけるべき点はありますか？

法律上の義務である5年を超えて長期間カルテを保管するケースでは、期間が長くなるほど保管方法の管理がより重要になります。

紙カルテの場合は、文字のかすれや紙の劣化、十分な保管スペースの確保、温度・湿度管理、害虫対策などが課題となります。

電子カルテの場合は、定期的なバックアップ体制の確認、セキュリティ対策の更新、将来的なシステムの互換性（データが見読性を失わないための対策）などを継続的に見直すことが必要です。

いずれの場合も、情報漏洩のリスク管理を徹底する点は変わりません。

亡くなられた患者さんのカルテは、どのように扱えばよいのでしょうか？

患者さんが死亡された後であっても、カルテの保存期間に関する基本的な考え方は同じです。

法律上の義務として、最終診療日（多くの場合、死亡診断日などが該当します）を起算日として5年間は保管する必要があります。

ご遺族からカルテの開示請求がある可能性も考慮し、適切に管理しなければなりません。

法定の保管期間が過ぎた後の廃棄についても、他のカルテと同様に個人情報保護法に則り、情報漏洩に細心の注意を払って慎重に行う必要があります。

医院を閉院する際、カルテの引き継ぎ先（承継先）がない場合、具体的にどうすれば良いですか？

承継先がないまま閉院する場合、法律に基づき、最後の管理者（通常は院長先生）が最終診療日から5年間、カルテを保管する義務を負います。

ご自身の責任において、適切な保管場所（ご自宅や外部の書類保管サービスなど）を確保し、情報漏洩やデータの消失・破損が起こらないよう、厳重に管理する必要があります。

もし管理者ご自身による保管が困難な事情が発生した場合は、地域の保健所へ相談することが推奨されます。

保管義務期間が満了した際には、個人情報に配慮した適切な方法で廃棄します。

まとめ

この記事では、カルテ保存期間の法的義務と実務上の推奨事項を解説しました。

特に重要なのは、法律で定められた診療完結日から5年間の保存義務を確実に遵守することです。

本記事の内容を踏まえ、クリニックのカルテ・関連書類の管理体制を確認し、適切な運用を継続することが大切です。